Wer kann diese Funktion nutzen?
🖥️ Verwalten und Versenden von Abfragen erfolgt über das Safeguard-Dashboard. 📱 Das Ausfüllen einer Abfrage erfolgt über die App.
💡 Tipp: Sie können Belegungsabfragen auch an Mitarbeitende senden. Dafür muss dieses Modul in Ihrer Organisation aktiviert sein. |
Über die Planung können Sie Belegungsabfragen an Helfer senden. Mit den Funktionen Berichte und Warnungen können Sie die Anwesenheit überwachen und handeln, wenn Muster erkannt werden.
Aber was ist, wenn der Sommer vor der Tür steht – sind dann noch genug Personen verfügbar? Oder Sie planen ein Firmenevent: Wer möchte als Helfer unterstützen?
Verfügbarkeit abfragen
Starten Sie eine Abfrage, indem Sie auf Neue Abfrage klicken. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Details eingeben. Folgende Felder stehen zur Verfügung:
Vergeben Sie einen Namen für die Abfrage.
Hinterlegen Sie eine Beschreibung der Abfrage.
Helfer erhalten diese Nachricht per Push-Benachrichtigung.
Zeitraum oder einzelner Tag: von–bis oder konkretes Datum
Für welchen Standort gilt die Abfrage?
Von wem möchten Sie die Verfügbarkeit abfragen?
Tragen Sie anschließend ein, wie viele Personen Sie pro Gruppe und pro Tag benötigen. Wenn Sie 0 eintragen, wird für diesen Tag keine Verfügbarkeit abgefragt.
Optional können Sie auf Empfänger anzeigen klicken, um zu prüfen, wer die Abfrage erhält. Wenn alles korrekt eingestellt ist, klicken Sie auf Senden.
So bestimmen wir, wer eine Belegungsabfrage erhält
Nutzer, die Teil der ausgewählten Gruppen sind, erhalten die Belegungsabfrage. Zusätzlich berücksichtigen wir Standardstandorte:
Wenn ein Nutzer Standardstandorte hat, erhält er die Abfrage nur, wenn sie zu einem dieser Standorte passt.
Wenn ein Nutzer keine Standardstandorte hat, erhält er die Abfrage immer.
Ergebnisse ansehen
Klicken Sie im Kalender auf eine Abfrage oder oben im Bereich Abfragen. Es öffnet sich ein separates Fenster. Dort sehen Sie den Status: Wer hat die Abfrage erhalten? An welchen Tagen fehlen noch Personen? Sie können auf einzelne Tage klicken, um eine Detailansicht zu öffnen.
In diesem Bildschirm gibt es mehrere Optionen:
Als abgeschlossen markieren
Die Abfrage kann nicht mehr ausgefüllt werden.
Abfrage löschen
Die Abfrage wird entfernt und ist für Administratoren nicht mehr sichtbar.
Erinnerung senden
Senden Sie erneut eine Push-Benachrichtigung an die bereits angefragten Helfer.